Stuurgroep als smeerolie wanneer het schuurt en botst

Tijd is schaars, zeker voor een burgemeester, zou je denken. Maar voordat we starten met het interview neemt Niek Meijer eerst even rustig de tijd om ieders zomervakantie te bespreken. Dat is kenmerkend voor de stijl van deze voorzitter van de stuurgroep, vindt Ronald, die als teamleider externe samenwerking van de Belastingdienst deel uitmaakt van de Districtelijke Integrale Stuurgroep Gooi en Vechtstreek en daarom ook aanschuift bij het interview. Vanwege zijn werk wil hij alleen met zijn voornaam genoemd worden. “Toen ik lid werd van de stuurgroep nodigde Niek mij eerst uit om een uurtje persoonlijk kennis te maken. Ik zit in allerlei overleggen, maar dat had ik nog nooit meegemaakt. Daardoor werk je meteen al heel anders met elkaar samen.”

Naast elkaar

Dat persoonlijke, elkaar kennen en elkaar weten te vinden is voor Meijer de belangrijkste functie van de stuurgroep. “Wij staan niet boven de tactische en operationele teams, maar ernaast. Wij zijn de smeerolie van de samenwerking. Wij moeten meedenken en zorgen dat de energie de juiste kant op vloeit. Samenwerking knelt eigenlijk altijd wel ergens. Daarom moet je elkaar gewoon even kunnen bellen als er schuring is.” 

Ronald beaamt dat. “Het lastige is dat iedere organisatie haar eigen werkwijze, doelen en prioriteiten heeft. En iedereen heeft beperkte capaciteit. Tel daarbij op het verschil in cultuur en dan heb je een ingewikkelde puzzel. Daarom vertel ik heel graag aan onze partners hoe de Belastingdienst werkt, wat onze drijfveren zijn en welke mogelijkheden we hebben. Het is mooi als ook de andere stuurgroepleden dit gaan doen én om dit regelmatig terug te laten komen.” De samenstelling van de stuurgroep verandert regelmatig en ook voor nieuwe mensen is het belangrijk om te weten hoe andere organisaties werken.

“Die openheid naar elkaar en het willen begrijpen van elkaars mogelijkheden én onmogelijkheden zijn heel belangrijk om goed samen te kunnen werken”, vindt Meijer. “Daarvoor heb je mensen nodig die nieuwsgierig zijn, die willen begrijpen hoe de ander werkt. Maar die ook open zijn en hun verwachtingen en verwonderpunten durven benoemen. Je moet blijven leren van elkaar. Werkend leren noemen we dat.”

Externe spiegel

Om dat leerproces een handje te helpen, liet Meijer een externe organisatieadviseur kritisch meekijken met de samenwerking binnen de stuurgroep. Hij observeerde en analyseerde vergadersituaties met de stuurgroepleden en lette op toon, interactie en diepgang. Meijer kreeg advies om scherper te zijn op de inhoud en op het proces om zo sneller de diepte in te gaan en door te dringen tot de kern. Ook de rolverdeling tussen de strategische stuurgroep en de meer operationele integrale overlegtafels kwam aan de orde. “In de stuurgroep gaan we niet over elke casus, daar zijn andere overleggen voor. Wij moeten de operationele processen mogelijk maken en verder helpen. Dat is dan ook de kern van ons overleg: hoe kunnen wij de samenwerking tussen onze organisaties beter maken, zodat we ondermijnende criminaliteit harder kunnen aanpakken?”

De samenwerking heeft ervoor gezorgd dat de zes gemeenten in Gooi en Vechtstreek samen een Bestuurlijk Interventieteam hebben opgericht, dat snel in actie kan komen bij grotere ondermijningszaken. Ook wordt gekeken naar samenwerking op het gebied van Bibob. Dat samenwerken altijd spannend blijft, zag Meijer ook terug in dit proces. “Zo’n gezamenlijk team geeft het gevoel dat je een stukje autonomie opgeeft. Door in het begin de gemeenten zelf de zeggenschap te geven over de inzet van dit team hebben we zoveel vertrouwen in elkaar opgebouwd en zoveel successen geboekt, dat het interventieteam nu veel flexibeler kan gaan werken. Op basis van dit vertrouwen durven gemeenten de controle meer los te laten.”

Ego

Moet je elkaar aardig vinden om goed samen te kunnen werken? “Dat hoeft niet”, denkt Ronald. “Maar het helpt natuurlijk wel.” “Het helpt ook als je ego niet te groot is”, vult Meijer lachend aan. “We zijn allemaal eigenwijs en eigenzinnig en dat is ook nodig om iets te bereiken, maar het moet wel in balans zijn. Je moet open kunnen staan voor feedback. En dat gaat makkelijker als je elkaar beter kent.” Voor alle partners is het niet altijd makkelijk om integraal samen te werken, de Belastingdienst is daarin geen uitzondering, weet Ronald. “Sommige dingen mogen gewoon wettelijk niet en dat is wel eens lastig. Dat geeft soms scherpte in de discussie, het schuurt en botst. Dat is niet altijd leuk, maar je komt er wel verder door. Zo lang je maar weet dat je er samen voor gaat.”